KI-Agenten im Einsatz: Dein digitaler Mitarbeiter 🤖

KI kann längst mehr, als nur Fragen beantworten. Sie kann Aufgaben übernehmen, Prozesse verbinden und dir als EPU wertvolle Zeit zurückgeben. Doch wie setzt du sie am besten ein? Genau darum ging es bei unserem Wir sind 1 Live-Training „KI-Agenten im Einsatz“ mit Micha Viehauser von vLeap e.U. Sein Ansatz: Nicht einfach alles automatisieren, was möglich ist, sondern zuerst herausfinden, wo KI dein Business wirklich weiterbringt. Der Weg dorthin: Digitalisieren. Verbinden. Automatisieren.

Bevor ein KI-Agent Aufgaben übernehmen kann, braucht er Informationen. Und die liegen in vielen Unternehmen noch im Kopf, auf Papier oder in einem analogen Kalender. Deshalb lautet die erste Frage: Was kannst du überhaupt digitalisieren? Beobachte deinen Arbeitsalltag einmal eine Woche lang. Welche Aufgaben kosten dich immer wieder Zeit? Was wiederholt sich? Was unterbricht dich bei deiner eigentlichen Arbeit? Genau hier findest du oft die besten Ansatzpunkte. Danach geht es ans Verbinden: Kalender, E-Mails, Kundendaten oder Wissenssammlungen können miteinander verknüpft werden. Und erst dann kommt der dritte Schritt: Automatisieren. Je einfacher und klarer ein Prozess ist, desto leichter lässt er sich automatisieren.

Was macht einen KI-Agenten anders? 
Ein KI-Agent kann Aufgaben für dich erledigen. Dafür bekommt er Zugriff auf verschiedene Werkzeuge und Informationen – beispielsweise auf deinen Kalender, Kundendaten oder deine Wissensdatenbank. Er kann diese Informationen miteinander verknüpfen und daraus konkrete Aktionen ableiten. Das kann zum Beispiel bedeuten: Eine Anfrage kommt herein, der Agent verarbeitet die Informationen, erstellt einen passenden Vorschlag oder füllt ein Formular aus. Auch Nachfassaktionen bei Kunden lassen sich unterstützen oder automatisieren. Der große Vorteil: Du musst nicht jede Aufgabe selbst am Computer erledigen. Je besser dein Input, desto besser das Ergebnis!

Damit dein KI-Agent wirklich zu deinem Unternehmen passt, braucht er gute Referenzen. Statt nur zu sagen „Schreib mir einen Social-Media-Post“, kannst du ihm deine besten bisherigen Beiträge zeigen und ihn bitten, sich daran zu orientieren. Das funktioniert genauso mit Angeboten, Texten oder anderen Unternehmensunterlagen. Gute Beispiele helfen der KI, deinen Stil und deine Vorstellungen besser zu verstehen. Und das Beste: Du kannst diese Referenzen laufend verbessern und damit auch die Ergebnisse optimieren.

Wo kann KI unterstützen?
Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: von Social Media, E-Mails und Terminbuchungen über Angebote und Kundenkommunikation bis hin zu Verwaltung, Recherche und Datenanalyse. Auch Social Media lässt sich beispielsweise effizienter gestalten. KI kann bestehende Beiträge analysieren und erkennen, welche Inhalte besonders gut funktioniert haben. Diese Erkenntnisse können anschließend für neue Beiträge genutzt werden. Für viele EPU interessant: Auch KI-Telefonagenten können beispielsweise bei Terminvereinbarungen unterstützen und verhindern, dass du während deiner eigentlichen Arbeit ständig aus dem Arbeitsfluss gerissen wirst.

KI mit Köpfchen einsetzen
Bei allen Möglichkeiten gilt jedoch: Nicht blind automatisieren. Teste neue Abläufe zunächst und gib der KI nicht sofort uneingeschränkten Zugriff. Lass dir beispielsweise zuerst einen Vorschlag erstellen, bevor automatisch eine E-Mail verschickt oder eine Datei verändert wird. Auch beim Datenschutz ist Vorsicht gefragt. Gib der KI nur die Informationen, die sie für ihre Aufgabe tatsächlich benötigt. Besonders bei sensiblen personenbezogenen Daten solltest du genau prüfen, welche Lösung du einsetzt und gegebenenfalls rechtliche Beratung einholen.

Einfach anfangen
Du musst nicht gleich dein gesamtes Business automatisieren. Starte klein. Schau dir deinen Arbeitsalltag an und such dir einen Prozess, der dich regelmäßig Zeit kostet. Digitalisiere ihn, vereinfache ihn und überlege anschließend, welche Schritte eine KI übernehmen könnte. Denn KI entwickelt sich ständig weiter. Deshalb lohnt es sich, verschiedene Tools auszuprobieren und selbst ein Gefühl dafür zu bekommen, was für dein Unternehmen funktioniert.

Am Ende geht es nicht darum, möglichst viel KI einzusetzen. Es geht darum, dir die richtigen Aufgaben abzunehmen – damit du mehr Zeit für dein eigentliches Business hast.

Oder wie Micha Viehauser es im Training auf den Punkt gebracht hat: „Ich sitze vor dem Computer, damit du das nicht musst.“ 🤖

Du hast das Live-Training verpasst ? HIER geht es zur Videoaufzeichnung.

Du möchtest tiefer in das Thema eintauchen? Kontaktiere Micha Viehauser, hello@vleap.ai.

Autor: Silke Hornof